11 Rahasia Untuk Menyampaikan Berita Buruk Di Tempat Kerja

2024 Pengarang: Steven Freeman | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 08:17

Berikan umpan balik dengan cepat tetapi tidak segera

Jangan tunggu review tahunan untuk memanggil bidang perbaikan. Bawa perhatian ke masalah dengan cepat sehingga detailnya segar di pikiran Anda. Sehari setelah kejadian adalah sweet spot; memiliki sedikit waktu memadamkan emosi yang terlalu panas dan membuat Anda bersiap dan lebih bijaksana dengan kata-kata Anda. "Pada saat ini, kedua pihak akan memiliki reaksi yang lebih kuat, kurang membantu," kata Jennifer Porter, mitra pengelola Boda Group, sebuah perusahaan kepemimpinan dan pengembangan tim. Ulasan tahunan atau triwulanan harus mencakup tujuan dan fokus pada umpan balik yang kelihatan di masa depan - misalnya, apa yang seseorang perlu lakukan lebih atau kurang untuk memajukan karir mereka ("Jika Anda menjadi lebih ahli dalam analisis data, saya dapat melihat Anda melompat ke tingkat selanjutnya”).

Ingat niat Anda

Pikirkan mengapa Anda ingin membagikan umpan balik. "Anda melakukan ini karena Anda ingin membantu orang itu berhasil," kata Porter. Pada saat itu, mungkin terasa kurang baik dari itu - Anda mungkin berpikir Anda hanya perlu mengekang kebiasaan buruk atau memperbaiki pekerjaan yang ceroboh - tetapi segala bentuk umpan balik membantu tim Anda belajar dan tumbuh. Anda juga ingin mendapatkan kepercayaan mereka. “Jika Anda tidak memberikan umpan balik, orang lain akan dan mungkin tidak melakukan pekerjaan sebaik yang Anda miliki,” kata Freyan Billimoria, direktur operasi orang di Skillshare, sebuah komunitas pembelajaran online. Selama percakapan, ungkapkan niat Anda. Katakan, "Aku memberitahumu ini karena aku peduli padamu, dan aku ingin kau seefektif mungkin."

Pikirkan tentang kontennya, bukan pengirimannya

Banyak manajer khawatir tentang bagaimana mereka akan melunakkan pukulan alih-alih apa yang akan mereka katakan, kata Porter. "Itu seperti bersiap untuk memberikan pidato dan fokus pada apa yang akan Anda kenakan daripada konten presentasi Anda," katanya. Tanyakan kepada diri sendiri, “Apa pesan inti saya? Apa yang saya harap orang ini singkirkan dari percakapan? Apa yang saya ingin terjadi selanjutnya? " Tuliskan apa yang akan Anda katakan dan praktikkan di kamar mandi atau pada rekan kerja yang tepercaya. Mengutamakan perilaku atau tindakan, daripada membahas perasaan, dan memberikan contoh konkret, seperti "Saya perhatikan Anda mengganggu orang enam kali dalam pertemuan itu" (versus "Anda bersikap kasar kepada rekan kerja").

Mulailah dengan pertanyaan

Diskusi harus berupa dialog, bukan monolog. Katakan, “Saya ingin berbicara dengan Anda untuk berbagi umpan balik. Apakah itu oke?” Adalah sifat manusia untuk mengatakan ya, tetapi dengan meminta izin, Anda dapat memperkuat hubungan, kata Porter. Taktik lain: Mintalah orang lain memimpin pembicaraan. Katakan, "Saya ingin berbicara dengan Anda tentang x. Menurut Anda apa yang berjalan dengan baik? Menurutmu apa yang tidak?” Beri karyawan Anda waktu untuk merespons. "Dalam banyak kasus, mereka sudah tahu di mana mereka gagal," kata Fran Hauser, penulis The Myth of the Nice Girl (. "Ketika Anda membingkai percakapan sebagai kolaborasi alih-alih kritik, nadanya lebih mendukung.”

Gunakan lebih sedikit kata

Buat sespesifik mungkin. Frasa yang tidak jelas atau klise ("Anda harus bekerja pada kehadiran eksekutif Anda") atau umpan balik berlapis gula membingungkan bagi pendengar, meningkatkan kemungkinan bahwa mereka akan kehilangan poin Anda sepenuhnya. "Jika Anda menggunakan 100 kata untuk mengatakan seseorang melewatkan tenggat waktu, Anda terlalu banyak menjelaskan," kata Porter. Dan begitu Anda mengisi kata-kata pengisi dan pelembut ("Saya tahu Anda terlalu banyak bekerja"), umpan balik mulai terasa pribadi dan bias dapat masuk, kata Billimoria. Alih-alih, langsung ke pokok permasalahan dan sebutkan apa yang Anda amati. Katakan, “Saya perhatikan kami melewatkan tenggat waktu untuk dua laporan terakhir. Apa yang terjadi?"

Jangan mempermudah pesan Anda

Kebiasaan umum mengapit umpan balik negatif antara dua irisan pujian mungkin naluriah, tapi itu salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan manajer, kata Billimoria. Menyembunyikan umpan balik di dalam pujian sekali pakai mengambil kekuatan dari kata-kata Anda. "Orang-orang melihatnya datang; kemudian mereka akan mengabaikan yang positif, menunggu yang negatif, dan tidak akan percaya apa yang Anda katakan, "kata Porter. Apa yang dapat Anda lakukan untuk menjadi baik tetapi langsung: Ekspresikan umpan balik secara positif, kata Hauser. Katakan, "Banyak yang berjalan baik, tetapi saya memiliki umpan balik yang membangun tentang beberapa hal yang perlu diperbaiki," atau "Saya punya beberapa saran yang mungkin membantu Anda."

Berikan konteks

Mengapa Anda peduli jika seseorang mengantar kerja terlambat? Atau bukan format presentasi yang sempurna? Jawabannya mungkin jelas bagi Anda, tetapi karyawan perlu memahami alasan di balik umpan balik Anda. Cobalah untuk menempatkan catatan khusus di dalam gambar yang lebih besar - misalnya, "Ketika departemen kami terlambat dengan pekerjaan, itu mempengaruhi tim lain juga," atau "Ketika keuangan Anda terlihat tidak selaras, itu dapat membuat orang kurang percaya diri pada angka Anda." Menjelaskan mengapa umpan balik Anda penting, kata Hauser, dapat membuatnya lebih mudah untuk disampaikan dan didengar.

Bersikap empatik

Sulit menerima komentar kritis. “Tidak masalah seberapa terampil Anda dalam memberikan umpan balik. Itu masih menyengat,”kata Porter. Jangan terlalu keras, dengarkan perspektif orang lain, dan tetap tenang. Selain itu, hindari kata "Anda" jika Anda bisa. "Pilihan kata yang halus dapat membuat percakapan terasa seperti dialog daripada serangan," kata Hauser. Misalnya, alih-alih mengatakan, "Ini yang saya pikir Anda bisa lakukan secara berbeda," katakan, "Ini yang saya pikir bisa dilakukan secara berbeda."

Lakukan tatap muka

Memberikan berita sulit melalui email atau telepon memang menggoda, tetapi bertemu langsung (atau melalui Skype atau FaceTime) lebih efektif, kata Hauser. Hal ini memungkinkan Anda untuk membaca isyarat nonverbal dan niat emosional satu sama lain. "Bertatap muka adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa orang lain dapat merasakan belas kasih Anda," kata Hauser. Juga, jika Anda tidak dapat melihat karyawan Anda, akan lebih sulit untuk membedakan apakah mereka kesal atau bahkan memperhatikan apa yang Anda katakan. "Duduk tegak dan pertahankan kontak mata, tidak peduli betapa sulitnya itu," kata Hauser.

Miliki rencana tindak lanjut

Tutup percakapan dengan diskusi tentang langkah selanjutnya. Tanyakan bagaimana Anda dapat membantu dan memutuskan bersama kapan Anda harus berbicara lagi (berhari-hari, berminggu-minggu, atau berbulan-bulan kemudian, tergantung masalahnya). Kemudian check-in setelah satu atau dua hari untuk melihat bagaimana perasaan orang lain. Itu wajar bagi penerima umpan balik untuk menjauh sedikit terluka dari percakapan, bahkan jika itu adalah yang produktif, kata Porter. "Anda harus memberi orang waktu untuk memproses," kata Billimoria. "Kunci untuk hubungan yang kuat adalah mengulang kembali." Saat melakukannya, Anda akan mendapatkan kepercayaan, yang akan membuat umpan balik berbagi di waktu berikutnya menjadi lebih mudah.

Ingatlah untuk memberikan banyak pujian juga

Jadikan menyampaikan umpan balik positif sebagai bagian dari rutinitas Anda - jangan hanya memerasnya ke dalam percakapan yang tidak menyenangkan. Intinya bukan hanya untuk menenangkan orang atau memberi semua orang piala; umpan balik positif adalah alat pengembangan profesional. Pertama-tama, ini konstruktif - berguna bagi orang untuk mengetahui apa yang mereka lakukan dengan baik sehingga mereka dapat terus melakukannya. Kedua, ini membantu menciptakan budaya yang lebih terbuka dan toleran terhadap umpan balik, kata Porter. Lebih spesifik di sini. Katakan, "Saya sangat suka cara Anda menangani tantangan itu," atau "Saya menghargai Anda berbicara dengan departemen lain untuk mendapatkan dukungan mereka." Dan seringlah mengatakannya. "Untuk setiap kritik, Anda harus memberikan setidaknya lima pujian," kata Hauser. "Ini membawa orang ke tempat di mana mereka mendambakan umpan balik."